Gérer et visualiser le planning de vos salariés avec le logiciel adéquat
La gestion d’une équipe d’intervention au quotidien peut s’avérer difficile. Afin de pérenniser son organisation, l’entreprise de service dispose souvent d’un logiciel de planification d’interventions.
Même avec la présence d’un outil, la société doit mettre en place certaines pratiques pour optimiser la répartition des missions ainsi que le temps de travail. Établir un planning n’est pas une tâche à prendre à la légère. Une bonne coordination permet de gagner en productivité, en efficacité et d’augmenter le nombre d’interventions par semaine et par mois. Voici quelques conseils pour optimiser l’utilisation d’un logiciel de gestion d’interventions.
Assurer une meilleure répartition des interventions
Lors de la première utilisation d’un logiciel de gestion d’interventions et de planning, les interventions ne sont pas encore attribuées et n’ont pas encore de date de passage. Il est préférable de mettre en place une politique d’attribution des interventions à ce moment.
Pour la mise en place du planning, il existe plusieurs méthodes de répartition.
D’abord, il y a la répartition des interventions quotidiennes par employé. Cela consiste à assigner, dans un premier temps, les missions de la semaine sur cinq jours. Ensuite, les tâches journalières sont réparties entre les techniciens de terrain disponibles. Lors de la mise en place de ce planning, il est important de prendre en compte la durée du trajet.
Avant d’assigner les interventions, il est important de connaître la capacité journalière des techniciens. Cette méthode de répartition est idéale lorsque les missions sont plus ou moins similaires et que les techniciens disposent des mêmes compétences.
Une autre méthode de répartition consiste à partager les interventions par technicien avant de les répartir par jour. Cette méthode est idéale pour partager facilement les missions et atteindre les 35 heures par employé. Après la répartition par technicien, la journée est organisée selon des conditions particulières comme la zone géographique. Cette méthode est idéale si les techniciens possèdent des compétences spécifiques. Certains peuvent prendre en charge des interventions, tandis que d’autres ne peuvent pas.
La troisième méthode d’organisation d’un planning consiste à assigner les missions selon la zone géographique. Ce type de planning optimise notamment les coûts de déplacement. Si les services proposés par l’entreprise nécessitent l’utilisation de certains équipements coûteux, le planning peut être réorganisé en fonction de leur disponibilité. Ainsi, l’organisation prend en compte le matériel lors de la répartition.
Enfin, il est également possible d’établir le planning en fonction des priorités. Dans ce cas, les interventions urgentes sont assignées aux techniciens en début de semaine, par exemple. Cette méthode est intéressante lorsque l’entreprise fait face à des missions critiques qu’elle doit prioriser.
Une meilleure gestion des techniciens
Le métier de technicien est actuellement très demandé sur le marché. Ce sont des ressources rares qu’il faut considérer comme telles. Une entreprise doit leur fournir un environnement propice à leur épanouissement et à leur efficacité. Établir un planning de qualité permet de fidéliser les meilleurs atouts. La fidélisation des techniciens passe également par une bonne rémunération des heures supplémentaires, une souplesse face aux urgences pour maladie ou des problèmes familiaux.
Une gestion plus souple du personnel passe par une meilleure gestion de la répartition. Une entreprise de service doit être apte à anticiper une absence à la dernière minute d’un technicien et à compenser son absence. Dans cette situation, un logiciel de gestion des interventions permet de réattribuer facilement les missions et de décaler les heures.
La gestion des astreintes est une mission cruciale pour les entreprises de service. Pourtant, les urgences sont courantes chez ces sociétés. Il peut s’agir d’une coupure de courant ou de réseau internet ou encore d’une panne de la distribution d’eau. Pour répondre rapidement aux urgences des clients, elles mettent en place un système d’astreinte. Cela permet d’envoyer rapidement un technicien sur place, même en dehors des heures de travail.
Une meilleure gestion des interventions implique une meilleure attribution des astreintes entre les techniciens. De ce fait, il est important de prendre en compte les réalités personnelles ainsi que familiales des employés et de mettre en place une meilleure alternance. Il faut notamment éviter de toujours attribuer les astreintes aux mêmes techniciens.
Par ailleurs, l’assignation des interventions doit tenir compte des compétences spécifiques des employés. En effet, certains techniciens sont plus habitués ou assignés à leurs zones géographiques. Par conséquent, il est pertinent de mettre en place une spécialisation par zone géographique. Ce type de planning possède plusieurs avantages. D’abord, l’employé possède une connaissance particulière des lieux, ce qui facilite son intervention. De plus, il ne risque pas de se perdre dans des ruelles ou des routes coupées. Il est familier avec les raccourcis, ce qui lui permet d’optimiser le temps d’arriver sur la zone d’intervention.
Ainsi, les employés sont répartis en fonction de leurs compétences et des zones qu’ils connaissent grâce à notre solution. Cela va permettre une amélioration de la gestion des interventions et donc une satisfaction client qui se voit augmentée. Un logiciel d’intervention est alors très intéressant pour optimiser l’organisation des activités de vos employés afin de satisfaire vos clients.
Plus de liberté dans l’attribution des tâches
Les entreprises de service font souvent face à des imprévus. Un bouleversement du planning des interventions arrive souvent. Dans le domaine des services, l’anticipation demeure la clé de la réussite. Le responsable planning ou le responsable chantier doit établir son organisation à l’avance. De plus, un planning des jours à l’avance apporte un certain degré de confort aux techniciens. Ils peuvent ainsi se projeter (en termes de jours ou même de semaines) et adapter leurs interventions en conséquence.
Il est également possible d’intégrer les imprévus dans un logiciel de planification et de gestion des interventions. Un bon responsable de planning doit avoir une marge de manœuvre dans son organisation. Ainsi, il est important de laisser des emplacements vides dans le planning pour faire face à d’éventuels changements ou imprévus. Cela permet de compenser les interventions qui peuvent durer plus longtemps que prévu. Cela permet également de prévoir les interventions en urgence. Le logiciel est utile aussi pour compenser l’absence, à la dernière minute, d’un employé pour congé maladie ou pour urgence familiale.
Un logiciel de planning d’interventions permet aussi d’avoir plusieurs vues sur diverses périodes des interventions. Une vue unique ne suffit pas à mettre en place une planification optimale. À cet effet, vous aurez plusieurs types d’aperçus à l’aide de votre outil. Une vue hebdomadaire est utile en début de semaine pour avoir un aperçu des missions. Elle permet également de disposer d’une répartition optimale. Une vue journalière est nécessaire pour suivre l’évolution des interventions, si les techniciens ont terminé à temps. Un aperçu mensuel est utile si l’entreprise travaille sur un gros chantier. Une vue sur une longue période, allant d’un mois à un an, est un bon outil d’analyse du travail effectué par les collaborateurs.
Il est également important de mettre en place un code couleur qui permet une meilleure lecture du planning. Cela permet d’avoir une vue ergonomique et rapide du statut des interventions et de leur nature. Dans certains cas, le planificateur peut utiliser des post-it de couleur sur un tableau ou des couleurs sur une feuille Excel. Avec une solution de gestion de planning, il est possible de créer un code couleur.
La solution de gestion permet aussi que chacun des employés puissent voir en temps réel leur planning d’intervention évolué une fois sur le terrain. La solution pourra s’installer directement sur le smartphone de vos employés afin qu’ils puissent connaître les interventions qu’ils doivent effectuer même en cas de changement de planning, ils pourront être avertis rapidement.
