ERP : quels avantages pour les entreprises et les impacts sur les clients ?
La concurrence entre les entreprises est rude dans leur secteur respectif. Il est impératif pour chaque société de développer une stratégie efficace. De ce fait, les produits et les services doivent être de haute qualité pour attirer les clients. Les prestations doivent être plus rapides et efficaces afin d’optimiser l’expérience client. D’autant plus que les demandes sont de plus en plus exigeantes. L’un des meilleurs moyens d’y arriver est d’utiliser un logiciel ERP. De plus, la mise en place ERP est recommandée par les professionnels.
En quoi consiste un ERP ?
Différent de l’outil CRM, l’ERP, diminutif de Enterprise Resource Planning, signifie Progiciel gestion intégrée en français ou GPI. Il s’agit d’un système d’ information destiné aux entreprises. Ce concept a été créé en 1990 par un analyste de l’industrie de The Gartner Group. La place ERP est devenue importante en 2016. Elle continue de se développer au point de s’inviter chez les petites entreprises qui souhaitent améliorer l’expérience client. Techniquement, le progiciel est un système d’information qui sert à organiser et à faciliter la gestion des ressources humaines, matérielles ou financières d’une société.
Ainsi, le système constitue un logiciel ERP qui permet de réunir dans une base de données unique les informations sur le fonctionnement de l’entreprise. Ces renseignements sont stockés sur un seul serveur. Ensuite, ils sont présentés en prenant la forme de supports nécessaires aux prises de décisions. Il peut s’agir d’un reporting, de tableaux de bord, d’indicateurs de gestion entreprise ou tout autre format qui facilite la lecture des données.
En tout, il existe quatre types de logiciels ERP :
- ERP généraliste comportant uniquement des fonctionnalités basiques ;
- ERP spécialisé plus adapté pour les entreprises du bâtiment, de la logistique, de la santé ;
- ERP open sources constituant des logiciels libres de gestion relation ;
- ERP SaaS ou Cloud qui sont des logiciels reliés à des data center distants.
Quels sont ses avantages pour les entreprises ?
L’utilisation d’un système ERP entreprise permet à cette dernière de bénéficier de nombreux avantages :
- Pour l’organisation, l’implantation ERP facilite la gestion de l’entreprise. Cette solution permet de gérer en même temps les ressources matérielles et des processus opérationnels. Ainsi, les responsables peuvent, entre autres, consulter les données pour constater l’avancée de la gestion commerciale ou des négociations. Ils peuvent aussi suivre l’évolution du chiffre d’affaires et la performance des collaborateurs. En matière de gestion entreprise, il devient plus facile de surveiller l’écoulement des stocks et la gestion relation.
- Le système d’ information permet une meilleure prise de décision. Toutes les données de fonctionnement de la société étant accessibles, il est plus facile d’effectuer une évaluation.
- La gestion relation client et entre collaborateurs est également simplifiée. Le système de gestion intègre généralement des outils de communication. Les échanges d’informations et de documents s’effectuent instantanément au sein de la société.
- Outre une bonne gestion commerciale, le progiciel gestion permet un gain de productivité. Ce mode de gestion intégré un outil CRM, les services basiques comme le triage de mails sont réalisés automatiquement. Ainsi, les salariés peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes, telles que la négociation et la conclusion de vente. Plus ils consacrent du temps sur leurs activités, plus le nombre de contrats signés augmente.
- En matière de ressources humaines, la mise œuvre d’un outil de gestion intégré ERP permet d’identifier facilement les profils à recruter.
Ces bénéfices apportés par ce progiciel gestion sont exhaustifs. Il existe d’autres avantages spécifiques à chaque structure et type de système mis en œuvre.
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Les avantages du point de vue des clients
Il n’y a pas que les entreprises qui tirent profit de la mise place d’un système ERP. La vie des clients est également améliorée par l’application de ce système de gestion intégrée. En effet, ce type de logiciel de gestion permet d’améliorer la relation client. La communication est facilitée et plus rapide, ce qui fait que l’expérience client est optimisée.
Ainsi, les clients bénéficient d’un service plus rapide et efficace. Le système de gestion intègre des outils qui permettent une communication instantanée. De ce fait, les clients obtiennent rapidement des réponses. Ils peuvent prendre des décisions rapidement grâce à l’outil de gestion intégrée. Cet aspect est important pour les clients, car pendant le processus d’achat, l’attente est parfois source de stress.
Pour les clients, le fait de répéter les mêmes demandes est un calvaire. Grâce à l’implantation ERP, ce problème est résolu. Les données sont centrées sur un espace de stockage unique. Tous les employés de l’entreprise peuvent y accéder. Par conséquent les clients n’ont plus à répéter leur requête, même en cas de changement d’interlocuteur. C’est l’un des avantages de la mise en place ERP pour les clients.
Par ailleurs, les entreprises utilisent ce système de gestion d’entreprise pour surveiller l’évolution et l’avancée des contrats de service. Cela concerne généralement les contrats d’entretien. Le programme avertit les collaborateurs lorsqu’une tâche doit être effectuée. Après l’alerte, il rappelle aux clients la tenue d’une intervention prochaine. Ainsi, ces derniers n’ont pas à se souvenir des dates d’entretien grâce au système ERP ou crm le cas échéant.
Comment choisir une solution ERP adaptée ?
Tous les avantages apportés par l’ERP entreprise ne peuvent être uniquement bénéfiques que si l’implantation ERP est réussie. Pour cela, il faut choisir le bon outil de gestion de relation client. Les fonctions couvertes par le logiciel ERP varient en fonction de la version :
- Gestion commerciale ;
- Gestion comptable ;
- Gestion des stocks ;
- Gestion de production GPAO ;
- Gestion des ressources humaines (RH).
Concernant le choix proprement dit, il faut prendre en considération quelques critères afin d’utiliser le bon système ERP :
– La taille de l’entreprise : Pour une société de petite taille, un logiciel de gestion basique peut être suffisant. En revanche, les fonctionnalités doivent être plus fournies pour une grande société. En effet, une grande entreprise dispose de plus de données à gérer.
– Le nombre d’effectifs : Comme pour la taille de l’entreprise, plus le nombre de l’effectif est important, plus il faut privilégier un outil de gestion relation plus complet.
– Le budget à allouer à la mise place du système : Le choix du logiciel gestion dépend en grande partie du budget disponible. Si les fonds sont limités, il est préférable d’utiliser un ERP généraliste ou un ERP open source. Ces solutions sont moins coûteuses. Cependant, les fonctionnalités proposées sont aussi limitées. Pour avoir un logiciel plus efficace, il est nécessaire de payer un prix assez conséquent. Certains logiciels de type ERP SaaS ou Cloud sont en plus gérés par des entreprises externes.
– La prise en main : Cet aspect est souvent négligé lors de la sélection d’une solution ERP entreprise. Pourtant, il doit être mûrement réfléchi. Il est inutile d’avoir un système sophistiqué, alors que les collaborateurs ont du mal à l’adopter. En effet, ils perdent du temps à essayer de maîtriser l’outil au lieu de se concentrer sur leur travail. Par conséquent, ils se stressent et deviennent moins productifs.
Pour éviter toutes les mauvaises surprises, il est recommandé de faire appel à des spécialistes dans ce domaine pour le choix et la mise place de l’ERP. De plus, sa mise œuvre requiert le respect d’un certain nombre d’étapes.
