Logiciel de gestion d'entreprise
Comptabilité, devis et factures en quelques clics

À quoi sert un logiciel de gestion d'entreprise ?

Un logiciel de gestion d’entreprise, aussi appelé Progiciel de Gestion Intégré (PGI) ou Enterprise Resource Planning (ERP), est un outil permettant l’optimisation de la fonction de pilotage de l’entreprise à plusieurs niveaux : comptable, commercial, RH… L’objectif étant de gagner un temps précieux en intégrant la plupart des tâches essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. 

Parmi les fonctionnalités proposées par ce type de logiciel , on peut retrouver des modules RH avec différents modèles de contrats types, une solution d’e-mailing afin de centraliser les demandes clients et assurer un meilleur suivi des dossiers, des plannings communs ou agendas partagés bénéficiant à l’organisation entre services et salariés, ou encore un module de base de facturation, assurant un gain de temps pour la réalisation de devis, de proforma, de factures d’acompte ou de solde.

 

 

surmesure

La différence entre un logiciel simple et un logiciel de gestion d’entreprise repose sur deux facteurs essentiels lui permettant de se classer dans la catégorie des ERP :

 

  • La présence de modules informatiques spécifiques reliés à une base de données commune,
  • L’utilisation d’un dispositif qui permet d’exécuter des instances de workflow, ou flux opérationnel, qualifié de moteur de workflow. Ce moteur permet de connecter les applications ou modules, et assure ainsi l’automatisation des processus concernés.


L’idée derrière l’implémentation d’un ERP est la mutualisation des données et ressources au sein d’un même logiciel, facilitant ainsi l’accès à tous les collaborateurs, à différents niveaux. S’il est possible de créer un ERP spécifique à chaque métier au sein d’une même entreprise ou corporation (gestion commerciale, facturation, comptabilité, gestion des stocks…), il est également envisageable de créer une solution unique recouvrant l’intégralité de ces fonctions. L’ERP est adaptable à l’infini, afin de correspondre parfaitement aux contraintes du secteur d’activité, mais également au type d’entreprise et à son mode de fonctionnement interne.

Les principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion d’entreprise

infographie gmao

Gain de temps

L’un des principaux avantages liés à l’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise est le gain de temps qu’il génère. Par la centralisation des informations au sein d’une même base de données, chaque collaborateur a la possibilité de consulter, modifier ou d’extraire toutes les données nécessaires à la réalisation de sa tâche. Cette indépendance de consultation des informations limite les interactions entre services consistant à se transmettre ces mêmes données. Libérés de ce temps de recherche et transmission, les salariés peuvent se concentrer sur d’autres tâches, améliorant de facto leur productivité au quotidien. La suppression de l’intermédiaire humain évite également les doublons informationnels, les erreurs et les soucis liés à la synchronisation de l’information en temps réel.

 

Par ailleurs, la création de modules spécifiques participe à l’automatisation des tâches traditionnellement réalisées manuellement et répétitives par nature, qualifiées de tâches à faible valeur ajoutée, permettant au collaborateur de se concentrer sur des stratégies globales d’entreprise, et sur des tâches complexes imputées à son service. L’intégration d’un progiciel de gestion au sein d’une structure va également dans le sens de l’harmonisation des procédures de travail entre les services, et aide à la prise de décision des instances dirigeantes par la mise à disposition de tableaux de bord via l’intégration de modules de Business Intelligence, la production simplifiée de statistiques et la facilité de suivi des KPI.

infographie sécurité applications professionnelles

Sécurité des données

L’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise permet le stockage sécurisé des données sur une plateforme locale ou en ligne sur le Cloud, et ainsi leur sécurisation. Par ailleurs, la centralisation des données limite les risques de fuite, et s’inscrit dans une démarche globale RGPD. La communication autour de la mise en sécurité des données sensibles rassure la clientèle, de plus en plus concernée par la confidentialité, témoin de vols de données privées en ligne.

 

Cette réunion en une seule base de données implique la mise à jour de solutions logicielles diversifiées, aux technologies parfois obsolètes, entraînant des difficultés de communication entre solutions comptables et logiciels de gestion. Une intégration des modules au sein d’un même ERP évite l’incompatibilité technologique et l’obsolescence des outils informatiques. Cette mise à niveau technologique implique l’utilisation de protocoles sécuritaires fiables, écartant tout risque de piratage.

Elipce : un logiciel de gestion d'entreprise sur mesure

Elipce propose la création d’un logiciel de gestion d’entreprise sur mesure qui convient à chaque corps de métier, et à chaque type de structure. Si les ERP sont initialement utilisés par les grandes structures, les microentreprises, TPE et PME peuvent grandement bénéficier de la mise en place d’un progiciel métier spécifique. Les entreprises avec un nombre limité d’employés ont besoin d’une optimisation du temps de travail, par l’automatisation des tâches du quotidien, répétitives et chronophages.

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